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Elektronische Vergabe jetzt beginnen


Die Weichen sind gestellt

Schon 2001 wurden mit der Neufassung der Vergabeverordnung (VgV), den Vergabe- und Vertragsordnungen VOB/A, VOL/A und VOF und der Novellierung des Signaturgesetzes (SigG) die wichtigsten rechtlichen Regelungen in Kraft gesetzt, die eine Angebotsabgabe auf elektronischem Weg zulassen.

Seitdem können Vergabestellen  die „Vergabeunterlagen ... den Bewerbern in kürzestmöglicher Frist in geeigneter Weise“ übermitteln. Das heißt, die Vergabestelle darf ihre Vergabeunterlagen den Interessenten ausschließlich elektronisch zustellen, das Vergaberecht erfordert keine Postzustellung.

Mit dem „Stufenplan elektronische Vergabe“ zur branchenweiten Umstellung auf eVergabe  haben das Bundeswirtschaftsministerium und die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft einen weiteren Anstoß zur Forcierung der elektronischen Vergabe gegeben. Mit Inkrafttreten der letzten Stufe des Stufenplanes am  1. Januar 2010 müssen Bundesbehörden Angebote in Papierform für keine Branche mehr akzeptieren – bei Bauaufträgen gilt dies nur oberhalb der maßgeblichen EU-Schwellenwerte.

Die Vergabestellen der Länder und Kommunen stellen inzwischen zügig auf elektronische Vergabe um.

Auch auf europäischer Ebene wird die eVergabe gestärkt. So fordert der eGovernment-Aktionsplan im Rahmen der i2010-Initiative zur beschleunigten Einführung elektronischer Behördendienste in Europa, dass europaweit alle öffentlichen Verwaltungen in die Lage versetzt werden sollen, Auftragsvergabe zu 100 % elektronisch abzuwickeln (soweit rechtlich zulässig), und dafür zu sorgen, dass bis 2010 mindestens 50 % der öffentlichen Aufträge oberhalb des EG-Schwellenwertes tatsächlich elektronisch vergeben werden.


Die traditionelle Vergabe - viel Aufwand und Papier

Im herkömmlichen Verfahren wird zwischen Auftraggebern und Bietern viel Papier bewegt:

  • Ausschreibungen werden in Zeitschriften oder im Internet veröffentlicht.
  • Firmen, die sich um einen Auftrag bewerben, fordern die Vergabeunterlagen gegen ein manchmal erhebliches Entgelt beim Auftraggeber an.
  • Der Auftraggeber kopiert die Unterlagen und versendet sie auf dem Postweg an die Interessenten.
  • Die Bieter erstellen ihr Angebot und reichen ihre Unterlagen unterschrieben in einem verschlossenen Umschlag an den Auftraggeber zurück.
  • Der Auftraggeber muss dafür sorgen, dass die Angebote bis zum Submissionstermin niemandem zugänglich werden.
  • Zum Submissionstermin werden die Angebote geöffnet. 
  • Danach erfolgt die Wertung der Angebote. Nach Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist wird der Zuschlag erteilt und der Auftrag vergeben.


Die elektronische Vergabe – effektiv und sicher

Bei der elektronischen Vergabe erfolgt der Informations- und Datenaustausch zwischen Vergabestelle und Bieter auf elektronischem Weg.

Dabei müssen die rechtlichen Vorschriften in allen Prozesschritten ebenso eingehalten werden wie bei der traditionellen Vergabe – bei höchster Datensicherheit.

So müssen die vorgeschriebenen  Fristen und Termine beachtet werden. Gleichzeitig muß gewährleistet werden, dass die Angebote geheim abgegeben und nicht vor dem Eröffnungstermin bekannt werden. Rechtsverbindliche Angebote müssen verschlüsselt und mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Die Angebote sind bis zum Submissionstermin vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zum Eröffnungstermin müssen die Angebotsunterlagen dem Auftraggeber sicher zur Verfügung stehen. Bei der Angebotsöffnung gilt das Vier-Augen-Prinzip. Während der Öffnung werden die Angebote entschlüsselt, formal geprüft und dokumentiert. In der sich anschließenden Prüfungs- und Wertungsphase erfolgt die fachliche und rechnerische Auswertung mit dem Preisspiegel und dem Bietervergleich.